Ohne Personalmanagement geht es einfach nicht. Schon kleinere Unternehmen mit fünf bis zehn Angestellten benötigen jemanden, der sich um das Personal kümmert. Von der Rekrutierung neuer Mitarbeiter über die Mitarbeiterpflege und -weiterentwicklung bis hin zu dem Erstellen von Arbeitszeugnissen und dergleichen sind die meisten Prozesse im Personalwesen recht zeitaufwändig. Software und Tools helfen, die Arbeit effizienter und trotzdem rechtlich sicher zu gestalten.

Vielfältige Aufgaben zu bewältigen

Die Personalabteilung, im deutschsprachigen Raum oft auch als Human Ressources bezeichnet, hat viele Aufgaben zu erfüllen. Mit dem gelegentlichen Schreiben von Stellenanzeigen ist es nicht getan. Vielmehr fallen zahlreiche andere Aufgaben in diesen Bereich:

  • Personalplanung: Wieviel Personal wird überhaupt gebraucht, und mit welchen Qualifikationen
  • Personalbeschaffung: Rekrutieren im eigenen Betrieb oder doch Stellen ausschreiben? Was genau und wie?
  • Personalverwaltung und -einsatz: Wer macht wann wo was genau und wie lässt sich das sinnvoll gestalten?
  • Entgeltmanagement: Von den geplanten Stellen (Praktikum, Ausbildung, Angestellte, Management) bis hin zu den Abrechnungen .
  • Personalentwicklung: Welche Talente sind bereits rekrutiert und können für die zukünftige Zusammenarbeit wie genau weiterentwickelt werden?
  • Personalcontrolling: Arbeitsevaluationen, Entwicklungsgespräche und die Verurteilung geleisteter Arbeit fallen in diesen Bereich.

Nicht alle diese Aufgaben werden von einer einzelnen Person erledigt: Die Personalabteilung ist oft recht groß. Trotz Arbeitsteilung sind hier aber weitere Vereinfachungen der Abläufe möglich. Gerade im digitalen Bereich liegen große Chancen.

Tools und Software erleichtern die Arbeit

Die meisten Unternehmen nutzen bereits digitale Datenspeicherung, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen. Das altmodische Büro mit Wänden voller Aktenschränke hat längst ausgedient. Trotzdem werden viele Prozesse noch „von Hand“ erledigt, gerade im Bereich Personal. Warum eigentlich? Die passenden Tools können die Arbeit ungemein erleichtern. Wer beispielsweise Projekte digital verwaltet, kann die Personalplanung innerhalb der einzelnen Projekte ebenfalls per Software managen. Terminplaner und Kalender, die von allen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen genutzt werden, können die Personalverwaltung und den Einsatz für alle transparent und einfach gestalten.

Und natürlich lassen sich auch die Abläufe rund um Ankunft und Abschied im Unternehmen mit Software einfacher gestalten. Denn verschiedene Programme können für Stellenausschreibungen, Evaluationen oder sogar Arbeitszeugnisse und Empfehlungen hilfreich sein. Haufe Zeugnis Manager liefert fertige Textbausteine und Formulierungshilfen, die die damit erstellten Texte rechtssicher machen. Normalerweise sind besonders Arbeitszeugnisse und Empfehlungsschreiben eine heikle Angelegenheit, denn hier müssen Personalabteilung, direkter Vorgesetzter und ein Rechtsberater zusammenarbeiten. Das findet zusätzlich zum normalen Arbeitsaufkommen statt und ist dementsprechend immer extrem zeitaufwändig.

Software oder webbasierter Service?

Software erfordert eine potente Hardware sowie ein gut strukturiertes Intra-Netzwerk im Unternehmen. Das kann nicht jedes Unternehmen leisten. Daher sind im Moment webbasierte Anwendungen eine immer häufiger anzutreffende Alternative. Das Prinzip ist einfach: Software und erforderliche Daten werden nicht auf lokalen Rechnern im Unternehmen gespeichert, sondern in der Cloud. Also auf einem Rechner, der irgendwo anders steht. Dafür werden Nutzungsgebühren fällig. Cloudcomputing ist für viele Unternehmen nicht die Zukunft sondern häufig bereits der IST-Stand in vielen Bereichen. Trotzdem darf nicht außer Acht gelassen werden, dass dies ein Sicherheitsproblem darstellen kann. Denn alle Daten, die in irgendeiner Weise webbasiert behandelt werden, können gegebenenfalls abgegriffen werden. Wer in der Cloud arbeitet, muss den entsprechenden Service wirklich gründlich auf Sicherheit überprüfen.

 

2018-05-17T21:44:37+00:00